María José Bernad Visiedo del Departamento Fiscal de SEBASTIÁ Abogados y Economistas, analiza en este artículo los plazos mínimos legales que una empresa debe conservar la documentación.

Cada día, una empresa genera decenas de documentos: contratos, nóminas, facturas, declaraciones tributarias, partes de accidente, actas de reuniones… Y muchas veces, la pregunta que nadie se hace hasta que llega una inspección es: ¿cuánto tiempo tengo la obligación de conservar todo esto?

La respuesta no es única. Depende del tipo de documentación, de la normativa aplicable y, en algunos casos, de si ha existido o existe un proceso sancionador, inspección o litigio en curso. Ignorar estos plazos puede tener consecuencias muy costosas: desde sanciones administrativas hasta la imposibilidad de defenderse ante una reclamación.

En este artículo te explicamos, de forma clara y ordenada, los plazos mínimos legales y las recomendaciones prácticas para cada categoría de documentación empresarial.

¿Por qué la conservación documental no es solo un trámite administrativo?

Es tentador ver la gestión documental como un problema de espacio —físico o digital— más que como una obligación legal con consecuencias reales. Pero la realidad es otra.

Una empresa que no puede acreditar el contenido de un contrato laboral extinguido hace tres años, que no conserva los documentos de cotización de un trabajador que reclama prestaciones, o que no tiene las facturas de un bien amortizado, se encuentra en una posición de extrema vulnerabilidad frente a la Inspección de Trabajo, la Agencia Tributaria o un juzgado.

La documentación empresarial no es papel viejo. Es la prueba de que la empresa ha actuado correctamente.

Documentación laboral: plazos mínimos y recomendaciones

Contratos de trabajo y documentación laboral general

Este bloque incluye contratos de trabajo y sus anexos, hojas de salarios, actas del Comité de Empresa, comunicaciones de apertura de centro de trabajo, contratos con ETT, expedientes disciplinarios, y acuerdos de extinción con finiquitos.

Plazo mínimo legal: 3 años, conforme al artículo 4.1 del Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, que establece ese período como regla general de prescripción de las infracciones laborales.

Sin embargo, el artículo 30 del Código de Comercio eleva ese mínimo a 6 años para toda la documentación contable y mercantil vinculada a estas relaciones.

Nuestra recomendación: conservar esta documentación durante un mínimo de 6 años, y extenderlo a 10 cuando se trate de expedientes con potencial conflictividad —despidos, expedientes disciplinarios, extinciones impugnadas—.

Nota: el "libro de visitas" fue suprimido por la Orden ESS/1452/2012, de 29 de junio, y ya no es exigible en formato físico. Las actuaciones de la Inspección de Trabajo se documentan directamente en el sistema electrónico de la Inspección.

Documentación en materia de Seguridad Social

Comunicaciones de alta y baja, documentos de cotización (RLC/RNT, sustitutos de los antiguos TC1/TC2 desde la implantación del Sistema RED), certificados de situación de cotización y actas de infracción o liquidación.

Plazo mínimo legal: 4 años, al ser el período de prescripción de las infracciones en materia de Seguridad Social, conforme al artículo 4.2 de la LISOS.

Al igual que en el caso anterior, el artículo 30 del Código de Comercio establece 6 años como mínimo general para la documentación mercantil y contable asociada.

Nuestra recomendación: conservar durante al menos 6 años, y hasta 10 en casos con litigios o reclamaciones de prestaciones pendientes.

Documentación en materia de Prevención de Riesgos Laborales

Concierto con el Servicio de Prevención, Plan de Prevención, Planificación de la Actividad Preventiva, documentación sobre formación e información a los trabajadores, Evaluación de Riesgos, y expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales.

Plazos mínimos legales, conforme al artículo 4.3 de la LISOS, que diferencia expresamente según la gravedad de la infracción:

• Infracciones leves: prescriben al año

• Infracciones graves: prescriben a los 3 años

• Infracciones muy graves: prescriben a los 5 años

Dado que la mayoría de los incumplimientos relevantes en PRL —especialmente los relacionados con evaluaciones de riesgo, formación o accidentes laborales— tienen la consideración de graves o muy graves, el plazo relevante a efectos prácticos es de 3 a 5 años.

Nuestra recomendación: conservar durante al menos 6 años (Código de Comercio) y, en casos de accidentes graves o enfermedades profesionales, hasta 10 años, dado el potencial de responsabilidad civil o penal derivado.

Documentación mercantil y contable: lo que exige el Código de Comercio

La documentación contable obligatoria comprende los libros obligatorios (Diario, Inventario y Cuentas Anuales), libros auxiliares (Mayores, libros de IVA…), informes de auditoría y todos los justificantes de los asientos registrados: facturas emitidas y recibidas, documentos bancarios, tickets y albaranes.

El artículo 30 del Código de Comercio es claro: toda esta documentación debe conservarse un mínimo de 6 años a partir del último asiento realizado.

No se trata de una recomendación: es una obligación legal directa para cualquier empresario, independientemente del tamaño de la empresa.

Documentación fiscal: cuatro años de prescripción… pero con matices importantes

La documentación fiscal —declaraciones tributarias y todos los soportes documentales con trascendencia fiscal, incluidos programas y archivos informáticos— está sometida al plazo de prescripción general del artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria: 4 años desde el día siguiente al fin del plazo de presentación voluntaria del impuesto.

Sin embargo, existen supuestos especiales que toda empresa debe tener en cuenta:

• Interrupción de la prescripción: cualquier actuación de la Administración (inspección, comprobación) o del contribuyente (declaración complementaria, recurso) reinicia el cómputo. El período de 4 años empieza de nuevo desde cero.

• Facturas de inmovilizado: deben conservarse durante todos los ejercicios en que se genera la amortización, más 4 años adicionales desde que el bien queda completamente amortizado.

• Bases Imponibles Negativas en el Impuesto sobre Sociedades: todos los justificantes del ejercicio en que se genera la BIN deben conservarse hasta que sea compensada en su totalidad, más 4 años desde esa compensación

El caso especial de los delitos fiscales: por qué recomendamos conservar 10 años

Este es el punto que, en nuestra experiencia, más sorprende a las empresas.

El artículo 305 bis del Código Penal, introducido por la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, tipifica un tipo agravado de delito fiscal con penas de 2 a 6 años de prisión. Al superar la pena máxima los 5 años, el plazo de prescripción de este delito es de 10 años, conforme al artículo 131 del Código Penal.

Este tipo agravado se aplica cuando concurre alguna de estas circunstancias:

• La cuota defraudada supera los 600.000 euros

• El delito se comete a través de una organización o grupo criminal

• Se utilizan entidades o estructuras para dificultar u ocultar la identidad del obligado tributario o la cuantía defraudada

Para empresas medianas y grandes, donde las cuantías fiscales pueden alcanzar con relativa facilidad ese umbral, la recomendación es clara: conservar toda la documentación fiscal durante 10 años, no como precaución teórica, sino como medida de protección real ante un eventual proceso penal en el que la empresa necesite acreditar la corrección de su actuación.

Adicionalmente, conviene tener en cuenta que el tipo básico del artículo 305 CP (cuota defraudada superior a 120.000 euros) tiene una pena máxima de 5 años, lo que implica una prescripción del delito de 5 años. Este umbral es significativamente más accesible y también debe considerarse en la política de conservación documental de cualquier empresa de tamaño medio.

Tabla resumen: plazos de conservación por tipo de documentación

Conservación de datos y cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD

La conservación documental empresarial debe conjugarse con las obligaciones de protección de datos. El artículo 5.1.e) del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) establece el principio de limitación del plazo de conservación: los datos personales solo pueden mantenerse mientras sean necesarios para la finalidad para la que fueron recogidos.

Una vez extinguida esa finalidad principal, los datos pueden mantenerse bloqueados —es decir, sin acceso activo, reservados exclusivamente para autoridades competentes— durante el tiempo necesario para atender responsabilidades legales derivadas del tratamiento. Esta obligación de bloqueo está regulada en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

En la práctica, esto significa que los plazos de conservación de la normativa sectorial (laboral, fiscal, mercantil) operan como límite máximo justificado para mantener datos personales bloqueados. Transcurridos esos plazos, los datos deben ser suprimidos o anonimizados de forma segura.

Conservar bien es también una decisión estratégica

Algunas empresas, cuando llega una inspección o una reclamación, necesitan encontrar un documento de hace siete años. A veces está. A veces no. La diferencia entre tenerlo y no tenerlo puede ser la diferencia entre resolver el problema o enfrentarse a un proceso largo, costoso e incierto.

Por eso, nuestra recomendación siempre es la misma: no gestiones la conservación documental en función del mínimo legal exigible. Hazlo en función del riesgo real al que se expone tu empresa. Y si tienes dudas sobre qué conservar, durante cuánto tiempo y en qué formato —físico o digital—, es el momento de revisarlo con tu equipo asesor.

En SEBASTIÁ Abogados y Economistas contamos con equipos especializados en derecho laboral, fiscal, mercantil y protección de datos para ayudarte a diseñar una política de conservación documental adaptada a las necesidades y riesgos específicos de tu empresa.

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María José Bernad Visiedo

Departamento Fiscal